Polityka prywatności i informacja o przetwarzaniu danych osobowych
INFLANCKA 4. BOJKO DENTAL CLINIC
Wersja: 24.09.2026
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest „Uśmiech na 5” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu, ul. Inflancka 4, 51-354 Wrocław, KRS 0000397794, NIP 8952006557, REGON 021730877 (dalej: „Administrator”).
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: gabinet@inflancka4.pl, telefonicznie pod numerami wskazanymi na stronie inflancka4.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby.
2. Zakres stosowania polityki
Niniejsza polityka dotyczy przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem serwisu inflancka4.pl, formularzy kontaktowych i rejestracyjnych, formularzy kampanii specjalnych (w tym Dni Otwartych), a także danych związanych z obsługą rezerwacji wizyt przez recepcję kliniki.
Jeżeli rezerwacja dotyczy osoby małoletniej, dane dziecka mogą być podawane przez rodzica lub opiekuna prawnego.
3. Jakie dane zbieramy przy rejestracji wizyty
W zależności od formularza możemy przetwarzać w szczególności: imię i nazwisko pacjenta, wiek, numer telefonu, adres e-mail, wybrany termin wizyty, wybranego lekarza, informacje o źródle, z którego pacjent dowiedział się o akcji lub klinice, treść wiadomości albo notatki dotyczącej rezerwacji oraz dane techniczne niezbędne do obsługi rezerwacji i zapobiegania podwójnym zapisom.
W formularzu Dni Otwartych nie prosimy o PESEL, adres zamieszkania ani opis stanu zdrowia. Sam fakt rezerwacji świadczenia w placówce medycznej może jednak w określonym kontekście ujawniać informacje dotyczące korzystania z opieki zdrowotnej.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane podane w formularzu są przetwarzane przede wszystkim w celu przyjęcia zgłoszenia, rezerwacji terminu, kontaktu organizacyjnego z pacjentem, potwierdzania, odwoływania lub przekładania wizyty oraz prowadzenia obsługi recepcyjnej. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie działań podejmowanych na żądanie osoby przed udzieleniem usługi oraz – w zakresie obowiązków związanych z udzielaniem świadczeń zdrowotnych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami prawa.
Jeżeli w toku obsługi rezerwacji przetwarzane są dane dotyczące zdrowia, podstawę ich przetwarzania stanowi art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z przepisami regulującymi udzielanie świadczeń zdrowotnych i prowadzenie dokumentacji medycznej.
Dane techniczne, logi zmian, identyfikatory rezerwacji i informacje o działaniach recepcji mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w prawnie uzasadnionym interesie Administratora polegającym na zapewnieniu bezpieczeństwa systemu, ciągłości obsługi, rozliczalności zmian i zapobieganiu podwójnym rezerwacjom.
Informacja o źródle, z którego pacjent dowiedział się o akcji lub klinice, służy analizie skuteczności działań informacyjnych i marketingowych. Pole to może być dobrowolne. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na analizie skuteczności kanałów komunikacji. Dane te nie są wykorzystywane do podejmowania wobec pacjenta decyzji wywołujących skutki prawne.
5. Odbiorcy danych i systemy informatyczne
Dane mogą być udostępniane lub powierzane podmiotom wspierającym Administratora w obsłudze infrastruktury IT, hostingu, poczty elektronicznej, systemów rejestracji, bezpieczeństwa danych, serwisu strony internetowej oraz systemów wykorzystywanych przez klinikę do obsługi pacjentów, w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług.
W procesie rejestracji mogą być wykorzystywane usługi Google, w szczególności Google Apps Script, Google Sheets i Gmail, a także systemy służące do obsługi rejestracji i dokumentacji używane przez klinikę, takie jak IQ Dental i/lub FelgDent, zależnie od aktualnego procesu organizacyjnego.
Administrator zobowiązuje dostawców przetwarzających dane w jego imieniu do zapewnienia odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz zawiera wymagane prawem umowy powierzenia, jeżeli dany dostawca działa jako podmiot przetwarzający.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy usług informatycznych mogą korzystać z infrastruktury znajdującej się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dochodzi do przekazania danych do państwa trzeciego, Administrator stosuje mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne, jeżeli mają zastosowanie do danego dostawcy i usługi.
7. Okres przechowywania danych
Dane związane z rezerwacją są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zgłoszenia i wizyty, a następnie przez okres wymagany do wykazania prawidłowości obsługi, rozpatrywania ewentualnych reklamacji lub dochodzenia i obrony roszczeń.
Jeżeli określone informacje zostaną włączone do dokumentacji medycznej, są przechowywane przez okresy wynikające z przepisów dotyczących dokumentacji medycznej.
Dane służące wyłącznie do analizy źródła pozyskania pacjenta mogą być po zakończeniu obsługi rezerwacji wykorzystywane w formie zagregowanej lub zanonimizowanej do analiz statystycznych.
8. Dobrowolność podania danych
Podanie danych wymaganych w formularzu jest dobrowolne, ale niezbędne do dokonania rezerwacji i umożliwienia kontaktu w sprawie wizyty. Brak danych oznaczonych jako wymagane uniemożliwi wysłanie formularza lub obsługę rezerwacji.
Podanie informacji o źródle, z którego pacjent dowiedział się o akcji lub klinice, nie powinno warunkować możliwości dokonania rezerwacji, jeżeli pole to jest oznaczone jako dobrowolne.
9. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługują – w zakresie przewidzianym przepisami RODO – prawa dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, a także wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Jeżeli przetwarzanie w określonym celu odbywa się na podstawie zgody, osoba może ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
W celu wykonania swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem gabinet@inflancka4.pl.
10. Prawo wniesienia skargi
Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Dane zbierane przez formularze rejestracyjne nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec pacjenta skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających.
Informacje o źródle pozyskania mogą być wykorzystywane do statystycznej oceny skuteczności kampanii, lecz nie służą do profilowania pacjenta w rozumieniu art. 22 RODO.
12. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych, w tym kontrolę dostępu, ograniczenie dostępu do danych do osób upoważnionych, rejestrowanie istotnych zmian w systemie rezerwacyjnym oraz zabezpieczenia wykorzystywanych systemów informatycznych.
Pracownicy i współpracownicy Administratora są zobowiązani do zachowania poufności danych, do których uzyskują dostęp w związku z wykonywanymi obowiązkami.
13. Pliki cookies i narzędzia analityczne
Serwis inflancka4.pl może wykorzystywać niezbędne pliki cookies oraz – zależnie od aktualnej konfiguracji serwisu – narzędzia analityczne i marketingowe. Szczegółowe informacje o wykorzystywanych plikach cookies, ich dostawcach i podstawach stosowania powinny być prezentowane w aktualnej informacji o cookies oraz w mechanizmie zarządzania zgodami dostępnym w serwisie.
W przypadku zmiany wykorzystywanych narzędzi analitycznych lub reklamowych Administrator aktualizuje informacje publikowane w serwisie.
14. Formularze rejestracyjne – informacja skrócona
Przy formularzu rejestracyjnym Administrator publikuje skróconą informację: „Administratorem danych jest „Uśmiech na 5” Sp. z o.o., ul. Inflancka 4, 51-354 Wrocław. Dane podane w formularzu przetwarzamy w celu obsługi rezerwacji wizyty i kontaktu organizacyjnego. Szczegóły dotyczące podstaw prawnych, odbiorców, okresów przechowywania i praw osób znajdują się w Polityce prywatności.”
Checkbox przy formularzu powinien potwierdzać zapoznanie się z Polityką prywatności, a nie stanowić ogólnej zgody na przetwarzanie danych niezbędnych do rezerwacji.
15. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian prawa, procesów organizacyjnych, formularzy, wykorzystywanych systemów informatycznych lub dostawców usług. Aktualna wersja jest publikowana w serwisie inflancka4.pl wraz z datą wersji.